Praca zdalna a obowiązki pracodawcy jako administratora w ochronie danych osobowych

Znaczenie pracy zdalnej wzrosło wraz z pandemią koronawirusa, chociaż w praktyce z tej formy wykonywania pracy, przedsiębiorcy korzystali już wcześniej. Nie mniej jednak na tak dużą skalę w okresie przed pandemią praca zdalna nie była wykonywana. Dopiero konieczność przeciwdziałania zagrożeniom wynikającym z rozprzestrzeniającej się epidemii, a w konsekwencji – poszukiwania rozwiązań pozwalających na wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscami pozostającymi pod jego kontrolą – uzasadniała skorzystanie z pracy zdalnej jako rozwiązania pozwalającego na zapewnienie względnej ciągłości wykonywanych zadań w warunkach koniecznego ograniczenia kontaktów, czy izolacji. Wprawdzie przepisy kodeksu pracy regulowały zbliżoną do pracy zdalnej telepracę. Są to dwie odrębne instytucje prawa pracy, i jak się wydaje, z uwagi na obecnie dużą skalę wykorzystywania pracy zdalnej w praktyce to właśnie ta forma wykonywania pracy wymaga uwagi i zaangażowania po stronie pracodawcy. Wiele rozwiązań zależy bowiem tylko od pracodawcy, a w konsekwencji to on poniesie odpowiedzialność za niewdrożenie odpowiednich procedur oraz rozwiązań organizacyjnych i technicznych.

Odpowiednie zorganizowanie i udokumentowanie pracy zdalnej – adekwatnie do realiów konkretnie wykonywanej pracy i konkretnego pracodawcy, który jest jednocześnie administratorem danych osobowych swoich pracowników – ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania, zabezpieczenie interesów osób, których dane dotyczą, ale także samego pracodawcy, w szczególności w kontekście odpowiedzialności prawnej. Brak spisanych i wdrożonych procedur jest równoznaczny z brakiem możliwości wykazania, że administrator działa zgodnie z RODO, odpowiednio poinstruował personel, a pracownicy rzeczywiście posiadali wiedzę, w jaki sposób praca zdalna ma być wykonywana, i byli świadomi zagrożeń związanych z tą formą pracy.